En el acelerado mundo del emprendimiento, cada decisión cuenta. Y detrás de cada gran decisión financiera, se encuentra la contabilidad. Mantenerla al día es más que una tarea administrativa; es un pilar fundamental para el éxito de cualquier negocio. Hoy exploraremos por qué es crucial mantener la contabilidad actualizada para los emprendedores y presentaremos una estrategia efectiva para agilizar este proceso al comienzo de cada mes.
La Importancia de la Contabilidad al Día: Para un emprendedor, la contabilidad es el mapa que guía el camino hacia el crecimiento y la rentabilidad. Mantener registros financieros precisos y actualizados proporciona una visión clara de la salud financiera del negocio. Esto no solo ayuda a tomar decisiones informadas, sino que también permite identificar oportunidades de inversión, detectar posibles problemas y cumplir con obligaciones fiscales y regulatorias.
Una contabilidad actualizada también es esencial para establecer relaciones sólidas con inversores, socios comerciales y prestamistas. La transparencia y la precisión en los informes financieros inspiran confianza y credibilidad, lo que puede ser crucial para asegurar financiamiento adicional o establecer asociaciones estratégicas.
Estrategia para Mantener la Contabilidad al Día: Ahora que hemos comprendido la importancia de la contabilidad actualizada, es crucial tener una estrategia efectiva para lograrlo. Aquí presentamos una estrategia simple pero poderosa para hacer que este proceso sea rápido y eficiente preferiblemente al principio de cada mes:
Organización: Comience el mes reuniendo todos los recibos, facturas y documentos financieros relevantes del mes anterior. Tener todo a mano facilitará el proceso de registro.
Automatización: Utilice herramientas de software contable para automatizar tantas tareas como sea posible. La mayoría de los programas contables modernos pueden vincularse directamente con cuentas bancarias y tarjetas de crédito, importando transacciones automáticamente y ahorrando tiempo valioso. Su página web si la tiene con Hato Rey Smart Solutions le proporciona herramientas de cotizaciones, facturas y registros de pagos ya sean manuales o elecrónicos. Al tener una plataforma disponible por e-commerce le proporciona una manera mucho más facil de poder registrar sus ingresos por categorias y por periodos. Su página la puede vincular con sistemas como Quick Book entre otros que le faciliten la contabilidad. De lo contrario antes los que pudieron aprovecharse de WAVE aun tienen un sistema contable totalmente gratis ideal para emprendedores. Sin embargo, los que residen en Puerto Rico pueden explorar con ZOHO a una mensualidad accesible que es la subsidiaria de WAVE para fuera de lo que es USA & Canadá. Una estrategia que recomendamos para el registro en estas plataformas es hacer lo siguiente:
Exportar tus ingresos desde tu página web y subtotalizarlos por categorías de ingreso. Ejemplo: Ingreso tipo A $XX,XXX / Ingreso Tipo B $X,XXX / Ingreso Tipo C $XXX / Total Cash $XX,XXX. Importante tomar en consideración si el negocio es basado en cash bassis o en accrual basis. La diferencia es simple en el cash basis el ingreso se reconoce al recibirse el efectivo mientras que con el accrual basis los clientes que no te pagan en el mes del servicio reconoces una cuenta por recibir. Es importante mencionar que consultes con tu contable de confianza estas estrategias ya que depende del país en que resides los conceptos contables cambian. Los conceptos anteriores se basan en el sistema contable anglosajón de Estados Unidos y Puerto rico y no pretendemos en ningún momento hacer ninguna consultoría sobre estos temas.
Categorizar los gastos en dos grandes categorias: Recurrentes y no recurrentes.
Mantener la nómina aparte por empleado en un solo journal transaction la nomina del mes.
Disciplina: Es indispensable hacer este proceso en o antes del 5 de cada mes y con la estrategia enterior lo vas a poder hacer mucho mas rapido.
Dedique Tiempo Específico: Reserve un tiempo específico al comienzo de cada mes exclusivamente para la contabilidad. Bloquear este tiempo en su calendario le ayudará a mantenerse enfocado y a evitar posponer esta tarea crucial.
Conciliación Bancaria: Realice una conciliación bancaria al finalizar cada mes para garantizar que los registros contables coincidan con los extractos bancarios. Esto ayudará a identificar y corregir errores o discrepancias de manera oportuna.
Planificación Financiera: Aproveche este tiempo dedicado a la contabilidad para revisar los estados financieros, analizar tendencias y establecer objetivos financieros a corto y largo plazo. Esta visión estratégica le ayudará a tomar decisiones informadas y a mantener el rumbo del negocio. Recuerde que lo más saludable que se recomienda es que en junio de cada mes se vaya creando un presupuesto para el siguiente año por lo que si tienes pensado hacer alguna inversión que quieras capitalizar en tu negocio la analices luego de junio pero antes de finales de agosto. Es importante que obtengas cotizaciones y comparaciones para que tomes una buena decisión.
Mantener la contabilidad al día es una inversión invaluable en el éxito futuro de cualquier negocio emprendedor. Al seguir una estrategia efectiva al principio de cada mes, los emprendedores pueden asegurarse de que sus finanzas estén en orden y listas para impulsar el crecimiento y la prosperidad. Recuerde, la contabilidad no es solo una tarea administrativa; es la piedra angular sobre la cual se construye el éxito empresarial. Si tiene un alto volumen de transacciones recuerde delegar la tarea en un accounting clerk o en un contable de confianza, pero recuerde siempre que usted es el que debe de dominar sus numeros para que tenga el control de su empresa.