Video conferencias; una alternativa para reuniones de negocio

La pandemia ha cambiado la manera de hacer negocios y ha acelerado de manera exponencial el aumento del uso de la tecnología para poder seguir con las operaciones del día a día. Una de las herramientas mas utilizada son las aplicaciones de video conferencia en donde se sustituye las reuniones en persona a reuniones en video llamadas. Conoce las mejores aplicaciones disponibles, sus ventajas y desventajas.

No importa cuál sea tu rol dentro de la entidad en la que laboras, dominar el uso de la tecnología, especialmente las video conferencias o las video llamadas es sumamente importante para que el cliente, suplidor o inversionista pueda llevarse una buena impresión y poder lograr el objetivo de la misma. El objetivo puede ser cerrar una venta, llegar a un acuerdo, brindar un servicio, etc... Para poder lograr el objetivo es importante saber manejar la aplicación que elijas para llevar a cabo la reunión y tener en cuenta los siguientes detalles:


Practicar Antes: Es importante practicar antes y medir el tiempo. La regla de oro es no sobrepasar una hora. El tiempo ideal es de 30 a 45 minutos. Con la práctica dominaras los comandos y las acciones de la aplicación que elijas.


Verificar las dependencias: Verificar los micrófonos y la calidad de la imagen es sumamente importante. Una mala calidad auditiva te dificultará comunicar lo que realmente quieres transmitir, mientras que una mala calidad de imagen distraerá a los participantes. Para una calidad de transmisión es importante tener una velocidad adecuada de internet. Si la aplicación requiere una subscripción y por ende un costo, es importante validar que los usuarios tengan acceso.


Ser empático: La pandemia nos ha tomado por sorpresa a todos y por ende nadie estaba preparado para un cambio tan repentino y radical en todos los aspectos de nuestro diario vivir. Las personas tienen diferentes habilidades y destrezas; no todos son diestros en tecnología. Ten paciencia con tus clientes, empleados y suplidores, seguramente con la práctica dominaran las plataformas.


Puntualidad y control del tiempo: Es importante ser puntual en el tiempo que elijas. Una estrategia es considerar tener disponible unos 15 minutos adicionales para cualquier inconveniente de retraso por parte del cliente. Si sobre pasa los 15 minutos de espera lo ideal es reprogramar la reunión. De igual manera por cortesía si el cliente está muy interesado y quiere aclarar dudas u obtener mayor información, se le puede conceder 15 minutos adicionales. Entre medio de cada reunión programada debes de tener disponible 30 minutos.


Resumen y definir próximos pasos: Al final de la reunión se resumen los acuerdos y los próximos pasos de ser necesario. Importante tener 30 minutos para actualizar agenda, enviar o crear estimados, facturas, revisar documentación de la reunión, enviar emails etc... Hay que ser disciplinado en esos 30 minutos y adelantar todo lo posible ya que en un día puedes tener múltiples reuniones, por lo que podría ser inmanejable dejar para el final este paso. Una buena estrategia sería hacer una minuta donde se documenten los acuerdos y próximos

pasos.


A continuación las mejores plataformas para hacer reuniones virtuales:


1. ZOOM:

Ventajas:

  1. Plataforma gratuita.

  2. Multiples tipos de plataforma que facilitan la accesibilidad: Nube con plug-in, aplicación móvil, aplicación desktop.

  3. Trabaja con diferentes sistemas operativos: Android, iOS, Windows, etc...

  4. Mejoraron varios aspectos de la seguridad.

  5. Tiempo ilimitado para dos personas en la versión gratuita.

Desventajas:


  1. Limitaciones en la versión gratuita: No hay opcines o roles de administrador. Ejemplos: En la plataforma gratuita no se puede eliminar la opción de grabar. Límite de 40 minutos para reuniones con 3 o más usuarios.

  2. Seguridad: En comparación con las versiones anteriores, la actual ha mejorado grandes aspectos de la seguridad que eran preocupantes. Actualmente para tener una seguridad adecuada el usuario tiene que cambiar las configuraciones previo a una reunión. Un usuario inexperto en tecnología puede dejar abierto opciones que puedan afectar la seguridad de la reunión.

2. Microsoft Teams:

Ventajas:

  1. Múltiples plataformas para acceder.

  2. Servidores y seguridad robusta bajo Microsoft

  3. Interfase con otras aplicaciones de Microsoft y con otras marcas.

  4. Facilita el trabajo en equipo y la colaboración.

  5. Se puede configurar la mayoría de las opciones sin necesidad de tener rol de administrador.

  6. Se puede quitar la opción de grabar reforzando la seguridad

  7. Personaliza la configuración de políticas de seguridad y de retención según las necesidades de la empresa.

  8. Gracias a la pandemia lanzaron una versión gratuita.

Desventajas

  1. Requiere un Administrador para definir las preferencias. Especialmente las de seguridad.

  2. Se necesita registrarse para acceder a teams.

  3. No está disponible para el navegador de safari. Solo en Edge y Google Chrome, de lo contrario tienes que instalar la versión de escritorio.

  4. Menos amigable para los que no son diestros en tecnología.

  5. No recomendable para mas de 12 personas en video simultaneamente. Recientemente incluyeron una nueva alternativa para incluir más videos, pero la experiencia no supera a zoom.

Otras alternativas para explorar:

  1. Webex

  2. Google Hangout Meet

  3. GotoMeeting

Permitenos ayudarte a entender estas herramientas. Te adiestramos a usarlas y manejarlas con las mejores practicas, contáctanos.




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