La importancia de un plan de contingencia para la continuidad de tu negocio


Vivimos en una isla tropical con constantes amenazas naturales como tormentas, huracanes y fallos del sistema eléctrico.

Ya sea en cualquier parte del mundo en donde te encuentres, si eres emprendedor debes de tener un plan de contingencia ante diferentes amenzas de continuidad de negocio. Ya noviembre se está acabando y finalmente en el Caribe podemos respirar un alivio y estar un poco más tranquilos en que no tendremos más huracanes. ¿Pero realmente debemos de bajar la guardia? La realidad es que ante un sistema eléctrico tan afectado e ineficiente debemos de tener la contingencia activa de falta de elctricidad por más de 24 horas durante todo el año. Así que si tienes un generador industrial o basado en tus necesidades de consumo, debes de asegurarte que tengas los mantenimientos al día y tener disponible gasolina, diesel o gas suficiente para al menos una semana. Ojo la gasolina y el diesel expira por lo que si ha pasado más del tiempo recomendado debes de mejor desecharlos de manera segura y obtener combustible nuevo. De esa manera evitas desperfectos de desempeño de tu planta. Si tienes un sistema de placas solares, asegúrate de tener una batería cargada o una planta pequeña para cargarla. Tenemos varios clientes que se les descargó su bateria de placas solares.


Otros eventos naturales y no naturales que debemos de tener en un plan de contingecia es ante eventos como terremotos, fuego, inundaciones y robo.

Fuego:

Tanto en tu hogar como en las facilidades de tu negocio debes de tener extintores para contingencia de fuego. Es muy importante que si estas en una localidad comercial trates de tener un sistema de riego automático en caso de un posible fuego. Esto es principalmente para los restaurantes que tienen lineas de gas y sus posibilidades para que se genere un fuego son mayores que para los otros comerciantes. Trata de anticipar riesgos que objetos podrían intensificar o acelerar el fuego.


Terremotos e Inundaciones:

Ante un terremoto o inundación definitivamente lo más recomendable es evacuar la localización hasta que sea segura. Recuerda que si estas en el medio de un terremoto debes de refugiarte hasta que se termine la sacudida. Luego debes de recordar que si el terremoto fue mayor de 3 en magnitud, hay una alta probabilidad de recibir varias replicas. Debes de tener un bulto accesible con primeros auxilios, artículos de primera necesidad, medicamentos y comida no perecedera por si tienes algún impedimento en evacuar el lugar. Ante una inuncación severa es importante que te mantengas en la localidad asalvo en espera de rescate por lo que debes de tener los números de emergencia accesibles. Si vas a comprar o rentar una localidad comercial te recomiendo que investigues si está en una zona vulnerable a inundaciones.



Robo y ataques cibernéticos:

Debemos también estar preparados para un posible robo. De todas las contingencias esta es la más fácil de prevenir y anticipar. A continuación algunos consejos para prevención de robos:

  • No dejes ningún activo de valor visible.

  • Cuenta con un sistema de cámaras y alarma. Pon un aviso de cámaras grabando las 24 horas y con eso los podrás asustar de cualquier intento.

  • La zona más vulnerable no es la entrada principal sino la entrada de atrás por lo que no la subestimes.

  • Importante asegurar los artículos electrónicos con cables de seguro y así le harás el robo más complicado.

  • Si tienes varias oficinas dentro de tu localidad asegúrate de tenerlas cerrada con llave. Actualmente hay cerraduras digitales que las puedes programar con la huella dactilar o con un código numérico.

  • No dejes cash material en tu oficina solo deja un petty cash y asegúrate de tenerlo en un archivo bajo llave en un sobre pequeño en un lugar que solo tú y los de confianza sepan dónde está.

  • Evita tener Caja de seguridad - las cajas de seguridad y bóveda son un dolor de cabeza, le dan la esperanza a los delincuentes a pensar que hay mucho dinero y muchas veces las tienen para guardar escrituras de compraventa, contratos y petty cash.

  • Digitaliza los documentos importantes de tu empresa y los más importantes los de tus clientes.

  • Rooling Doors - lo positivo de los rolling doors además de proteger contra los delincuentes, protege contra vientos huracanados.

  • Protege a tus dispositivos de ataques cibernéticos, ten un backup y asegúrate de tener un buen antivirus y firewall. La información de tus clientes deben de ser almacenadas en tus sistemas y asegúrate que tengan protección ante ataques cibernéticos. No guardes nada en excel o en word ya vamos para el 2023, ya no estamos en el 2003 que las facturas y las información se guardaban en documentos de excel.

Mantén tus pólizas de seguros al día...

Ante un evento inesperado es mejor tener las pólizas al día. Se que algunas aseguradoras se tardan en responder o te liquidan menos de lo esperado, pero es mejor tenerlas que no tenerlas. Es importante que tengas una confianza y una comunicación recurrente con tu agente de seguros, él es quien te va ayudar agilizar el proceso de status y desembolso. Es importante que tengas una reserva de efectivo separado para enfrentar gastos inesperados en lo que los seguros y otras ayudas reaccionan. Te recomiendo una e-account separada que tengas efectivo para enfrentar gastos operacionales de un mes más las reparaciones estimadas ante cualquiera de los escenarios anteriormente mencionados.


Offsite Office:

Importante tener una oficina en otra localización como contingencia. No debe de ser cercana a la localización actual. Por ejemplo nuestra operación principal está en la zona de Hato Rey en San Juan de Puerto Rico y es en donde nos reunimos con los clientes face to face. Nuestra localización de continuidad de negocio es el pueblo de Cidra. Tenemos una tercera opción en localidades en Hato Rey como por ejemplo cuando sucedieron los largos apagones. Hay varias opciones que puedes tratar, si eres de servicios profesionales puedes contar con tu hogar o algún restaurante o coffee shop y hasta tenemos de moda el alquiler de espacios a cotor plazo y por hora.


Simulacro y plan de desalojo:

Es saludable hacer un simulacro y poner a prueba el plan de contingencia y desalojo al menos una vez al año. Es importante que el plan de contingencia esté digital en la nube y en físico. Deben de tener conocimiento de cómo encontrarlo los líderes y los empleados de confianza. Debe de revisarse y actualizarse anualmente. Se debe de simular un evento catastrófico anual y probar si el plan de contingencia actual pasa la prueba y las operaciones siguen como de costumbre. Por ejemplo si ya tienes un Offsite Office trabaja desde ese lugar toda una jornada y valida que no tuviste interrupciones en tu servicio.


Manten informado a tus clientes de tu situación y recuerda que lo más importante más allá de lo material es que tus empleados y clientes se encuentren bien.

Una alternativa fácil y rápido de comunicar algún status de emergercia es a través de las redes sociales. Por lo que tu manejador de redes sociales debe de ser una persona muy responsable y atenta y que tenga sentido de urgencia ante cualquier situación de emergencia. Otra opción más formal es con una campaña de email marketing y la más tradicional y menos recomendada a menos que sea algo grave que afecte al cliente directamente como por ejemplo el hurto de datos del cliente una comunicación formal personalizada por correo.


Es nuestra responsabilidad como emprendedores y no de las aseguradoras o del gobierno el que seamos responsables de la continuidad de nuestros negocios. Así que inetentemos documentar, actualizar y poner en práctica nuestro plan de contingencia para tener menos dolores de cabeza ante dichos eventos inesperados. En Hato Rey Smart Solutions estamos dispuesto a ayudarte en la documentación y práctica de tu continuidad de negocio. Para más información contáctanos al +1 787-528-0634 o al +1 939-243-9295.




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